GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

Gerenciamento de aquisições é a área de conhecimento que cuida de todo o ciclo de aquisições de um projeto, que vai desde o orçamento, negociação, licitação, gerenciamento do contrato e encerramento do mesmo. 

Muitas empresas possuem divisões diferentes para cuidar das Aquisições de suas empresas, podemos dividir em duas, sendo elas a empresa que tem um departamento de Aquisições (mais conhecido como departamento de compras ou suprimentos) centralizado que cuida de todas as aquisições da empresa, tendo como principal vantagem o volume de compras podendo ter um poder de negociação maior para a obtenção de descontos ou outros benefícios com o fornecedor, porém, em um projeto especifico pode ser prejudicial, já que o departamento  centralizado da importância as aquisições da organização como um todo e não em um só projeto, podendo atrasar as compras de um projeto especifico por conta da demanda.
Existem também as Aquisições que são feitas por projeto, ou seja, geralmente o Gerente do Projeto é o responsável por cuidar de todas as aquisições do projeto e gerenciar os respectivos contratos, o beneficio dessa estrutura é que são focadas nas Aquisições referentes ao projeto em que se atua, conseguindo maior agilidade nas mesmas, porém tem um volume menor de compra, podendo perder benefícios nos descontos.
Em geral fazem parte do Gerenciamento de Aquisições os seguintes itens:
  • Engloba os processos necessários para compra de produtos e serviços ou resultados externos à equipe;
  • Otimizar as aquisições a fim de atingir os objetivos traçados e entregar o produto ou serviço determinado no escopo; 
  • Reduzir o risco empresarial da aquisição e transformá-la em contribuição para resultado da empresa;
  • Inclui gerenciamento de contratos e de controle de mudanças de contratos e pedidos de compra;
  • Administração de qualquer contrato emitido por uma organização externa;
Fazem parte do processo de Gerenciamento de Aquisição:
Planejamento de Aquisição: documentar as decisões de compra do projeto, especificando a abordagem e identificando potenciais fornecedores, identificar as necessidades que podem / devem ser melhor atendidas , escopo identificar quais componentes da EAP serão realizados e quais serão fornecidos por terceiros.
Entradas: escopo, EAP, dicionário EAP, documentação requisitos, acordos de cooperação, registro e decisões de risco, fatores ambientais, ativos de processos, cronograma, estimativa de recurso, estimativa de custo, linha de base de custo;
Técnicas e Ferramentas: análise make or buy, opinião especializada, tipos de contrato;
Saídas: plano de gerenciamento de aquisições, declaração de trabalho, decisão make or buy, mudanças solicitadas.
Conduzir Aquisição: processo de obtenção das propostas, seleção e celebração do contrato.
Entradas: plano de gerenciamento do projeto, documentos de Aquisição, critérios de Seleção, lista de fornecedores, propostas, declaração de trabalho, decisão make-or-buy, acordos de cooperação, mudanças solicitadas.
Técnicas e Ferramentas: reuniões, técnicas de avaliação de propostas, estimativas independentes, opinião especializada, publicidade, pesquisa na internet, negociação.
Saídas: fornecedores selecionados, adjudicação do contrato, calendário de recursos, solicitações de mudanças, atualizações do plano de gerenciamentos, atualização dos documentos.
Administrar Aquisições: gerencia as relações de aquisição, monitora o desempenho e realiza mudanças e correções conforme necessário.
Entradas: contrato, plano de gerenciamento de contratos, relatórios de desempenho, solicitação de mudanças aprovadas, informações sobre o desempenho do trabalho.
Técnicas e Ferramentas: sistema de controle de mudanças no contrato, análise de desempenho conduzida pelo comprador, inspeção e auditorias, relatório de desempenho, sistema de pagamentos, administração de reclamações, sistemas de gerenciamento de registros.
Saídas: documentos do contrato/ aquisição, mudanças solicitadas, ações corretivas recomendadas, ativos de processos, organizacionais, plano de gerenciamento do projeto atualizado, plano de gerenciamento de aquisições, linha de base do cronograma.
Encerrar as Aquisições: dá suporte ao processo encerrar o projeto integração, todos os trabalhos foram realizados e as entregas aceitas, envolve atividades administrativas, finalização das reivindicações, atualização de registros e arquivamento dessas informações para uso futuro.
Entradas: plano de gerenciamento do projeto, documentação das aquisições.
Técnicas e Ferramentas: auditorias de aquisições, acordos negociados, sistema de gerenciamento de registro.
Saídas: aquisições encerradas, ativos de processos organizacionais atualizações.
Conclusão: o Gerenciamento de Aquisições é extremamente importante, não só pela redução de custos, orçamentos com maiores precisões e sim também por uma melhor administração de contratos durante o projeto, garantindo assim que o fornecedor cumpra com o que foi acordado, além de documentar e alimentar um banco de dados com os melhores fornecedores garantindo assim o sucesso nas aquisições dos próximos projetos.

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

 
Powered by Blogger